Комплексная организация связи для бизнеса как способ сокращения расходов - Здания высоких технологий - Инженерные системы - Электронный журнал
Текущий выпуск
№2 2018
Главная|Журнал|№4 2017|Комплексная организация связи для бизнеса как способ сокращения расходов
      

Комплексная организация связи для бизнеса как способ сокращения расходов

Алексей Виноградов , Александр Михайлик

Организация связи и доступа к собственным информационным ресурсам является важнейшей задачей, которую приходится решать при ведении дела.

Эти вопросы особенно обостряются, когда необходимо пребывать и работать в разных странах (в двух местах проживания и более). Рассмотрим решение данной проблемы на примере Германии и России.

Плановое перенесение бизнеса и места проживания из России в Германию, обычно, не происходит по принципу полного оставления или закрытия дела в России и синхронного открытия в Германии. Развитие бизнеса в России может не только не останавливаться, но и успешно продолжатся, являясь важным и необходимым источником ресурсов для развиваемого нового дела и стимулирования интеграции, необходимой для проживания в Германии.

Требуемые усилия

В зависимости от выбранной стратегии различные области приложения усилий приобретают большее или меньшее значение, но все они необходимы. Условно усилия можно разделить на 4 группы:

  1. Юридическая база и основания физического лица для получения необходимого вида визы. Это зависит от личных обстоятельств, возможностей и выбранной стратегии развития на новом месте. Зачастую основания для иммиграции находятся в профессиональной сфере или бизнесе лица, претендующего на гражданство Германии.
  2. Финансовые затраты. Вливания денежных средств требуют в той или иной степени все области. Сохранность средств, управление счетами и наличными, перенос средств, кредитование (в том числе для приобретения жилья и другой недвижимости).
  3. Административное обеспечение действий. Необходимая работа, которая не должна прекращаться. В России это поддержание личного имущества и бизнеса (безопасность, налоги, имущественные действия, работа предприятия и пр.), в Германии – развитие нового дела, профессиональная деятельность.
  4. Связь и оперативный доступ к информации, собственным данным, бухгалтерии и т. п., обеспечение контроля и безопасности для имеющихся и новых объектов (квартира, дом, офис, предприятие). Обеспечение постоянного контроля над бизнесом, имуществом в России и Германии, строго необходимо для первых 3-х направлений усилий.

 

На всех этапах связь и эффект информационного присутствия, контроля в двух рассматриваемых  странах одновременно строго необходим: как для поддержания прежней инфраструктуры, так и развития новой.

Организация связи

Каким образом обеспечить все административные процессы бизнеса в России (удаленная работа), контролировать состояние оставленной недвижимости (квартира, дом, дача и пр.), не сделать расходы на связь неподъемными?

Решение лежит в правильной организации связи. Это задача не менее емкая, чем юридическая или административно-бухгалтерская. Техническое обеспечение при организации распределенной сети в целях поддержания связи и контроля над собственными объектами и бизнесами чрезвычайно важна. Однако ее часто недооценивают в силу низкой технической осведомленности, недальновидной экономии и незнания угроз.

Достичь полного контроля над своей информационной инфраструктурой возможно только при построении единой сети, централизованно управляемой и поддерживаемой во всех точках присутствия.

Основные задачи собственной инфраструктуры связи и безопасности

Сформулируем основные задачи собственной инфраструктуры связи и безопасности, обеспечивающей непрерывность процессов в России и Германии:

  1. Надежный доступ в Интернет с резервным каналом, телефонная связь.
  2. Сведение расходов на международную связь к нулю. Экономия при отсутствии ограничения на телефонные и видеотелефонные вызовы в 100 % от затрат при использовании услуг провайдеров международной связи. Сохранение полной конфиденциальности, поддержка видеосвязи.
  3. Безопасность и защита передаваемых данных и данных, к которым идет обращение (бухгалтерия, видеоконтроль, телефония, любые другие данные).
  4. Связь с базами данных компании в России и Германии (бухгалтерия, хранилище данных, система управления бизнесом, CRM и пр.).
  5. Связь с системой безопасности и видеоконтролем офиса компании в России и Германии.
  6. Контроль личного имущества в России. Системы безопасности и видеоконтроля в квартире, доме, а также прочей недвижимости и ценностей.
  7. Оперативное автоматизированное оповещение о событиях. По различным каналам (e-mail, SMS, КВ-связь ) производится уведомление о событиях в системах безопасности, при посещении объектов, приходе и извлечении почты, старте резервных систем питания и т. д.
  8. Замена людей автоматизированными системами. Достижение эффекта присутствия, персонализированные решения для систем безопасности и контроля за имуществом и информацией.
  9. Поддержание устойчивой, безопасной связи с доверенными людьми, сотрудниками, родственниками (телефония, видеосвязь, обмен документами, контроль местонахождения людей, предметов, транспорта). Все в режиме защищенной связи.

Перечисленные задачи охватывают далеко не все сервисы и функции IT-систем, которые могут быть необходимы и востребованы.

Важным условием этого является несколько точек виртуального «присутствия», которые разделены на две страны (в нашем случае Россия и Германия) или более. Как сделать столь разнообразную и многопрофильную систему удобной, надежной и экономичной? Это возможно: есть готовое решение.

Преимущества правильной организации связи

Назовем некоторые выгоды, которые несет в себе правильная организация связи и собственной универсальной виртуальной сети, и приведем конкретные примеры. 

  1. Подключение к Интернет, стационарной и мобильной телефонной сети – важнейший вопрос. Для надежной работы сервисов связи собственной виртуальной сети необходимо соблюдать определенные требования. Важно выбрать провайдера, который бы не только соответствовал необходимым требованиям, но и обладал оптимальной ценовой политикой. В противном случае значительные выгоды от использования собственного распределенного решения могут быть уменьшены возросшими затратами на связь. Сделать затраты на уровне бытового подключения и иметь сервисы бизнес-уровня возможно.
  2. Безопасный доступ и хранение собственных информационных ресурсов в России и Германии. Дублирование или вынесение хранилища за пределы России. Это могут быть базы данных (бухгалтерия) компаний, информация управленческого учета, хранилище документов, записи систем видеоконтроля и любые другие данные, их дубликат и т. п. Сложно оценить ущерб от утечки или потери бухгалтерской информации: он может быть соизмерим с годовым оборотом компании или более.
  3. Значительное удешевление или полное отсутствие роста расходов на телефонные переговоры при работе на несколько стран.

Собственная распределенная сеть позволяет совершать вызовы со своих телефонных линий из любой точки мира.

Например, находясь в Германии, дома или в бюро нужно позвонить в Москву или другой город России, в этом случае вызов автоматически происходит через свою линию в России. И наоборот, находясь в России, можно делать вызовы по Европе через линии Германии, при этом выбор канала происходит автоматически. Связь полностью конфиденциальна. Разговор может быть обнаружен только при обращении на внешние линии поставщика связи. Все телефонные аппараты внутри своей виртуальной сети полностью защищены от прослушивания и имеют собственную внутреннюю сквозную нумерацию (например: 101 – кабинет в России, 102 – кабинет в Германии, 103 – гостиная квартиры в России, 104 – спальня на даче в России, 105 – спальня квартиры в Германии и т. д.). Из собственного опыта эксплуатации телефонного сервиса виртуальной сети: при среднем количестве входящих и исходящих вызовов, необходимых для ведения дела, экономия на одного ведущего сотрудника составила около 3 000 долл. США/мес. (связь: страна ЮВА РФ).

Быть подключенным к своей виртуальной сети можно постоянно, имея специальное приложение на смартфоне (Apple, Android, Windows).

  1. Видеофиксация и полная защищенность данных камер и данных собственных систем видеонаблюдения.

Это позволяет иметь единую систему контроля над своими объектами в реальном времени, а также анализировать прошлые записи благодаря архиву. Чрезвычайно удобная функция, так как при частых разъездах невозможно постоянно держать людей во всех точках. Кроме этого техника на много надежнее людей и не имеет склонности к нарушению правил.

Контролировать няню, персонал, пустующую квартиру или дом значительно проще, имея там постоянно работающие системы видеонаблюдения и аудио-контроля. При этом данные с камер и микрофонов можно хранить в надежном месте, а так же выключать камеры выборочно, а при необходимости обеспечить полную приватность.

  1. Централизованный контроль систем сигнализации, безопасности и извещения о любых физических событиях.

Находясь вдалеке от России или Германии, можно постоянно контролировать системы безопасности и получать оповещения о событиях (тревоги, отключения электроэнергии, открывание дверей и т. д.) в реальном времени по выбранным каналам передачи информации (Интернет, SMS, КВ-радиосвязь и т. п.).

  1. Контроль над состоянием почтовых ящиков обычной «материальной» почты. Автоматические отчеты о приеме почты и извлечении из ящиков в независимости от их места нахождения.
  2. Эффект присутствия в доме, офисе. Достигается комплексом мер. В наших решениях, эксклюзивно поддерживается централизованная связь с домофонами (интерком), небанальным автоматизированным контролем освещения, некоторыми собственными решениями в области сигнализации и контроля доступа, координацией работы автоматики с учетом данных видеоконтроля.

Например, можно в пустующий дом в России вызвать рабочих для уборки снега, когда хозяева находятся в Германии или другой точке мира: у исполнителей сложится полное впечатление присутствия человека в доме. Вызов поступит исполнителям с привычного стационарного или мобильного номера. Придя к дому, рабочие переговорят через домофон и им откроют калитку с электрозамком. В доме будет включаться освещение (в соответствии со стандартным поведением человека в это время суток и по уникальному, не повторяющемуся алгоритму). После выполнения работ исполнители позвонят на известный им номер или свяжутся через домофон (интерком). Владелец или ответственное лицо может осмотреть участок и дом с помощью системы видеоконтроля и, приняв работу, отпустить работников.

Таким образом у подрядчика и низовых исполнителей (среди которых встречаются осведомители из криминально мира) сложится мнение о присутствии человека на объекте и контроля за ним. Это является важнейшей составляющей обеспечения безопасности.

  1. Существенное сокращение персонала. Исключение 1 человека экономит  более 10 000 долл. США прямых затрат в год. Это без учета того, что каждый человек представляет собой потенциальную опасность в части исполнения задач, особенно при самостоятельной работе, без автоматизированных средств контроля. По статистике Cisco Systems, 80 % ущербов фирм от утечек данных связаны с ненадлежащим исполнением своих обязанностей людьми. Правильное техническое решение работает только на своего хозяина.
  2. Аудит и контроль траффика своей сети, устройств и сотрудников. Это процедура, позволяющая иметь реальную картину происходящего и задолго предвидеть угрозы, купируя их, экономить ресурсы и беречь все, что имеется.

Perao имеет все необходимое для построения и обеспечения работы подобных решений. Данный сервис предлагается в рамках комплексной поддержки для тех, кому важно вести бизнес и личные дела на территории России и Германии одновременно. Фактически возможно, находясь в любой точке страны, обеспечить безопасное подключение к своей виртуальной сети с поддержкой всех необходимых сервисов.

Сравнение финансовых затрат и окупаемость

Прямые затраты на связь, покупка услуг провайдеров телефонии и доступа в сеть Интернет  из расчета: две телефонные линии в России, две телефонные линии в Германии плюс доступ в Интернет в России и Германии, суммарно составят 60 долл. США/мес.

Если вместо собственной виртуальной сети использовать международную и междугороднюю связи по тарифам провайдера, то при средней деловой активности и при прочих равных условиях расходы возрастут до 2 000-3 000 долл. США/мес.

Применение собственной инфраструктуры универсальных коммуникаций имеет множество выгод, среди которых финансовая выгода наиболее велика: с собственной виртуальной сетью расходы на провайдеров связи сократятся в 30-50 раз. Это позволит окупить инфраструктуру в двух странах за полгода. Чем будет больше пользователей, тем быстрее окупятся вложения.